6 простых правил рабочего этикета в мессенджерах

Мессенджеры сегодня стали незаменимы не только в личном общении, но и активно используются в деловой коммуникации: мы заводим рабочие чаты с коллегами, ведем переписки с клиентами и партнерами, а также организуем видео и аудиовстречи прямо в приложении для общения. Если вам знакома ситуация, когда поздним вечером или в разгар вечеринки вашего выходного дня рабочий чат разрывается от сообщений или коллега просит срочно присоединиться "на коротенький звонок", и вы не знаете, как поступить в этой ситуации, — этот текст будет вам полезен. На примере мессенджера Viber делимся советами, как вести рабочую коммуникацию в приложениях для общения в рамках чат-этикета.

1. Профиль в мессенджере

Если вы используете мессенджеры в рабочем общении, к оформлению своего профиля стоит отнестись ответственно. Выберите подходящую фотографию — не из паспорта, но и фото с вечеринки с бокалом в руке также выбирать не стоит. Лучше всего использовать нейтральное и дружественное фото, где хорошо видно ваше лицо. Укажите свое настоящее имя и, если есть желание,  фамилию вместо никнеймов. В этом случае ваши собеседники сразу поймут, с кем они общаются, что упростит вашу коммуникацию как с хорошо знакомыми коллегами, так и с новыми участниками.

Полезный совет: если вы ведете основную рабочую коммуникацию в мессенджерах, то на время вашего отпуска для удобства вы можете поставить соответствующую картинку в профиле, например, с надписью "В отпуске", чтобы коллегам и партнерам было удобнее понять, что пока вас не стоит беспокоить по деловым вопросам. В Viber это можно сделать в разделе «Еще», необходимо нажать на фото аватара и затем на иконку фотоаппарата.

2. Личное время

Особенность работы онлайн или в удаленном формате такова, что чаще всего размываются границы между рабочим и нерабочим временем. Однако если пренебрегать Work-Life Balance, это может негативно сказываться как на вашей продуктивности, так и на общении с близкими, а также привести к выгоранию. Чтобы этого не произошло с вами и вашими коллегами, старайтесь не отправлять рабочие сообщения и не совершать звонки в нерабочее время или выходные дни. Даже если ваш график ненормированный, помните, что у других людей может быть фиксированное рабочее время, и за его рамками их лучше не беспокоить, за исключением ситуаций, когда вопрос действительно срочный. По общему правилу, как и в случае с деловыми звонками, условно корректное время для общения в мессенджерах по деловым вопросам — в рабочие дни с 9:00 до 19:00.

3. Обратная связь

Один из самых важных пунктов онлайн-общения. В личной живой коммуникации ваш собеседник видит вас, может считывать ваши эмоции и получать обратную связь. В то время, как в переписке или при звонках у нас нет прямого контакта с собеседником. Коллега может пропустить ваше сообщение, возможны опечатки, которые искажают суть, и не стоит забывать про возможные помехи со связью во время звонка. Чтобы общение в мессенджерах всегда было комфортным для вас и собеседника,  всегда давайте обратную связь, Если вам прислали сообщение, ответьте на него, даже если это будет короткое "Ок" или "Смогу ответить чуть позже".

Если это аудио- или видеозвонок, старайтесь также давать обратную связь на любой вопрос вашего собеседника: "Хорошо ли меня слышно?", "Есть ли у вас вопросы?", "Давайте подведем итоги того, что обсудили сейчас".

Это поможет сделать коммуникацию максимально четкой и продуктивной. Кстати, в мессенджере Viber также можно давать быструю реакцию на сообщения коллег — отметив сообщение фиолетовым сердечком  или другой подходящей реакцией из числа доступных. Это займет у вас всего секунду, но ваш собеседник точно будет знать, что его сообщение не осталось без внимания.

4. Корректность и четкость

В рабочих чатах, где присутствует сразу несколько человек, старайтесь не отступать от обсуждения непосредственно деловых вопросов. Если вам хочется поделиться какими-то личными наблюдениями или инсайтами, не связанными с работой, это лучше делать  в том случае, если с коллегами у вас дружеские отношения и вы уверены в уместности такой коммуникации. Это же касается и использования в рабочих чатах значков эможди, стикеров и гифок - их лучше отправлять только в том случае, если вы знаете, что они будут восприняты корректно всеми участниками чата.

Если же вам необходимо обратить внимание одного конкретного человека в общем чате, вы всегда можете просто отметить нужного вам собеседника. Для этого в мессенджере Viber поставьте знак “@” и начните вводить никнейм человека. Так вашему собеседнику придет уведомление о том, что его упомянули в переписке, поэтому он будет понимать, что кто-то ожидает его ответ или реакцию.

Еще один момент, на который стоит обратить внимание в деловой переписке — голосовые сообщения. Безусловно, с их помощью можно быстро поделиться мыслями и не набирать длинные текстовые сообщения, однако стоит помнить, что вашему собеседнику может быть не всегда удобно его прослушать, так как он может находиться в людном месте или на совещании.

Если у вас нет возможности написать ваш вопрос или дать комментарий в текстовом формате, тогда обязательно предварительно  уточните у коллеги, не против ли он голосового сообщения. Это же касается и звонков в мессенджере. О вашем желании позвонить и пообщаться лучше всегда предупредить заранее и уточнить, в какое время собеседнику будет удобно созвониться.

5. Грамотность

Не менее важный пункт, которым нередко мы пренебрегаем в переписке с родными и друзьями. Но в рабочем общении это недопустимо, поэтому всегда внимательно проверяйте текст: ставьте знаки препинания, так как без них смысл может исказиться, не забывайте про кавычки, заглавные буквы, постарайтесь избегать неуместного сленга. Перед отправкой сообщения обязательно проверьте, не сыграло ли с вами злую шутку автоисправление.

6. Общение "вживую"

Общение онлайн может незаметно расслаблять, но оно требует такой же собранности и подготовленности, как очная рабочая встреча. Если у вас видеозвонок, ваш  внешний вид должен быть такими же, как если бы вы встречались в настоящей переговорной. Аккуратная прическа, уместная одежда — ни в коем случае не домашняя пижама.

Советуем не совмещать свои бытовые дела со звонками, даже если это аудиозвонок: не стоит параллельно завтракать, заниматься домашними делами или спортом. Любые параллельные занятия мешают вам сконцентрироваться на обсуждении, а посторонние звуки могут отвлекать ваших собеседников.

Общение в мессенджерах здорово помогает нам в решении рабочих вопросов. Этот путь куда более оперативный и, зачастую, просто удобнее почты из-за разнообразного функционала. С этими советами бизнес-общение в мессенджерах станет еще комфортнее и приятнее как для вас, так и для ваших коллег.